凯里森建筑事务所作为全球知名的建筑设计事务所在世界各地提供专业化的设计服务,包括商业综合体、购物中心、商店、办公、住宅和酒店设计,其所设计的项目往往集经济、环保、美观于一体。就是在这充满艺术性和科学性的背后,同样存在严谨的管理。

  凯里森在中国的副总裁兼CFO张萍接受采访时表示,作为建筑设计行业的领军者,凯里森在中国也面临着大环境带来的影响。一方面中国的经济发展增速正在放缓,另一方面人工成本和原材料成本也在上升,行业利润受到大幅压缩,成本控制和让效率更高因而成为保证企业发展的必修课。

  财务对接业务

  凯里森的设计位居商业地产和零售方面前列,提供综合性的建筑设计服务是其优势并且是长期专注发展的方向。经过多年的发展,凯里森在城市规划、概念规划、方案设计、深化设计、施工图设计、室内设计等方面积累了丰富的经验。

  在张萍看来,即使是在充满艺术气息的建筑设计领域,财务管理与业务管理也应结合得非常紧密。她介绍,凯里森在中国的企业设置了财务部和项目运营部来支持配合设计部门的工作,财务部通过与项目运营部的有机结合对项目的成本进行跟踪分析,对应收账款进行实施监控,对现金流的回款情况施加影响。

  为尽量保证回款张萍表示,在合同签订的过程中就对应收账款进行管理。在合同中明确要求按照项目完成的各个节点如完工图纸的交付或项目汇报等规定好客户的付款进程,只有当公司收到账款项目才能够进一步推进,否则就会采取相应的措施。这种方法可以使得项目能够及时回款,保障公司的现金流。张萍说,“财务部每月参加项目运营管理部门和设计部门项目经理的月度经营会议,会上讨论重点项目的进展、完成状况、开票收款状况,并针对有风险或问题的项目讨论制定下一步的行动计划。”

  与其他同等类型的公司相比,凯里森在信息系统的使用上较为先进。张萍介绍,过去所使用的财务系统没有与之配套的项目系统,去年3月公司上线了项目管理的PSA系统,5月份就与财务系统相关联,同时还连接了HR系统和ESS报销自助系统, 形成了以项目管理为核心的ERP系统。各系统模块中的数据都会自动流入到财务系统当中。财务部门可以直接看到公司项目的完工、开票和收款情况,更有效地提出改善建议。对于有风险的项目,财务部门和运营管理部门会设置特别清单,跟踪关注这些项目的发展,在财务上做相应的冲销和坏账预提,充分反映风险。“建筑设计公司的规模通常比较小,有些公司可能还没有使用较完善的ERP系统,相对而言凯里森的ERP系统比较先进,更适合公司的管理。目前ERP将几个系统结合在一起,以集成的概念,有效支撑了公司的资源规划和项目的运营管理。”张萍如此表示。

  凯里森在中国的公司是中外合资合作企业,中外方股东及董事们都很关注公司的管理和发展。张萍介绍,财务部门将实际财务结果和预算进行比较并加入成本控制情况、生产效率等其他运营情况形成综合性的月度、季度和年度业绩报告定期递交给股东以便股东们能及时掌握公司的经营情况和财务状况。凯里森每个季度都会召开董事会审核公司的业绩,探讨公司的战略发展,更新市场定位,评估风险并制定预案。除此之外,凯里森在中国的财务人员与美国总部的财务人员进行日常的沟通,如进行定期和不定期的电话或视频会议,并定期互访交流工作进展的情况。

  由于凯里森坚实的品牌,在其客户中有60%是重复性客户。对于客户,凯里森也有自己的筛选标准,不仅要调查客户的信用以控制风险,还要衡量客户的成熟度。张萍解释,一线城市的市场在逐渐饱和,二三线城市,甚至四线城市正在发展,需要建设地标性建筑,相对而言这些地区的客户有自身的特点,成熟度和信用度有待考察,某些地区的客户对合同、规则的意识可能没有那么强,这需要凯里森根据新市场的客户心理、行为方式采用新的管理办法。同时纵深发展也会给凯里森带来成本结构上的变化,制定项目预算时也要将其客户的特性考虑在内。

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